Dette er et utdrag av mal for PDP (Prosjektspesifikk dokumenthåndteringsprosedyre) For en fullstendig oversikt over krav til dokumenter henvises det til prosjektets PDP.

Leverandør plikter å ha et prosjektarkiv for teknisk dokumentasjon for alle offisielle revisjoner med elektronisk signatur. Leverandør skal benytte et egnet elektronisk system som minimum ivaretar nummerering, revisjonshåndtering, statuskoder, tidsfrister, samt sporbarhet på filer og forsendelser.

Arkivet skal være tilgjengelig og i henhold til krav til sikkerhet og bestandighet med minimum varighet ut garantiperioden eller i forhold til en eventuell vedlikeholdsavtale.

Produksjonsformatet for alle leveranser skal på forespørsel overleveres til Bane NOR og er i tillegg obligatorisk for ‘som bygget’-utgivelser (D-revisjoner), eller generelt ved sluttoverlevering av en leveranse/delleveranse til Bane NOR.

I forbindelse med små endringer, ombygginger, rehabiliteringer og modifikasjoner, forbeholder Bane NOR seg retten til å endre i modeller eller tegninger i ettertid uten forutgående godkjennelse fra leverandør.

Med produksjonsformat for tegninger/modeller menes det originale formatet fra programmet filene er produsert i, inkl. xref/støttefiler, f.eks. AutoCAD (.dwg), Revit (.rvt), Tekla (.db1), Bentley (.dgn), Novapoint (.dwg). BIM/3D modeller leveres i .dwg format, alternativt IFC, LandXML eller annet format etter avtale.

Bane NOR forbeholder seg retten til å foreta revisjoner av leverandørens originalarkiv.

Dokumentplaner benyttes for flere formål i prosjektet. Alle parter i prosjektet skal planlegge sin dokumentproduksjon i samsvar med gjeldende krav, regelverk og tidsplaner. Dokumentplanen vil i tillegg benyttes i forbindelse med import av metadata til Bane NORs systemer, slik at manuell registrering begrenses. Videre skal dokumentplanen danne grunnlaget for statusrapportering fra eSAM.

Leverandør skal utarbeide en komplett dokumentplan for all teknisk dokumentasjon som inngår i leveransen. Dokumentplanen skal utarbeides iht. vedlegg 1 og håndteres som et eget teknisk dokument med dokumentnummer og teknisk forside. Planen skal sendes offisielt til Bane NOR for kommentering og aksept, både i PDF og XLSX format.

I forbindelse med byggeplan og utarbeidelse av FDV- og Tilvirkningsdokumentasjon til sluttkunde, vil dokumentplanen også bli benyttet for import til driftsarkivene for reservering av FDV nr. (driftsnummer) fra Bane NORs driftsorganisasjon.

FDV nr. påføres dokumentplanen av Bane NOR når planen er av tilfredsstillende kvalitet og i god tid innen FDV-dokumentasjonen utarbeides. FDV-nr. og revisjonsnummer skal påføres i tittelblokken/tittelfeltet for alle tekniske dokumenter og tegninger før dokumentasjonen overføres til drift. Det er den enkelte leverandør sitt ansvar at dette blir utført.

Prosjektet vil underveis i prosessen kunne endre oppsettet av dokumentplanens innhold og struktur ved behov.

All dokumentasjon skal være lesbar, dette betyr at originalfiler skal konverteres direkte fra originaler til pdf slik at det blir mulig å benytte innholdsfortegnelsen til å bla i dokumentasjonen. Tekniske dokumenter skal utarbeides basert på Bane NORs mal for tekniske dokumenter vist i Bane NORs Tekniske regelverk), og maler kan lastes ned der filen tit_pro_bane_nor skal benyttes for prosjekter. For FDV dokumentasjon skal dokumentene inneholde bokmerker for enkel navigering.

Dokumentasjonen skal være selvforklarende og ha nødvendige referanser/ henvisninger til tilhørende dokumenter og tegninger. All teknisk dokumentasjon skal i tittelblokken/tittelfeltet ha unikt dokumentnummer, revisjonskode, FDV-nummer og revisjonsnummer.

A4 format skal benyttes for tekniske tekstdokumenter, se vedlegg 1. A3 format kan benyttes for tabeller / skisser, og lignende som inngår i tekniske tekstdokumenter. Alle sider i tekniske dokumenter skal ha topptekst påført dokumenttittel, dokumentnummer, dato, revisjonsnummer og sidenummer (side x av y). Alle signaturfelter på forsiden skal være utfylt med initialer. 2D. Signeres av den som har utarbeidet tegningen/revisjonen. 2E. Signeres av den som har kontrollert tegningen/revisjonen. 2F. Signeres av den som har godkjent tegningen/revisjonen. Felt 2E (kontrollert av) og felt 2F (godkjent av) kan ikke være signert av samme person.

AutoCAD-filer med x-ref-filer skal kontrolleres og pakkes (zippes) før overlevering til FDV-arkivet.

Utfylling av tittelfelt for tekniske tegninger skal utarbeides basert på Bane NORs mal, se Vedlegg 3 - Mal Tittelblokk til Teknisk Tegning. Prosjektmedlemmer kan bestille/laste ned en standard plug-in template (PTG - Project Template Generator) til AutoCAD for ferdig utfylling av tittelfelt fra denne linken: eSAM fra BIM2Share

Tittelfeltet skal være lesbart og skal alltid plasseres nederst i høyre hjørne. Dersom ikke annet er spesielt avtalt skal tekniske tegninger ikke bestå av flere sider. Alle signaturfelter på forsiden skal være utfylt med bruker-id og leverandøren skal oversende en signaturliste til kontraktsområdet som skal være oppdatert til enhver tid. Den som konfererer og godkjenner dokumentasjonen, skal ikke være samme person. Avvik fra ovennevnte krav til utforming tillates kun etter godkjenning av Bane NORs prosjektleder. Godkjenningen skal dokumenteres.

Administrative dokumenter: <Prosjektnavn> – “dokumenttype, navn”

Eksempel: ERTMS Erfaringsstrekning Østre Linje – Organisasjonskart

Generisk dokumentasjon (GP/GA): Generisk Produkt – “Produkt type”, “Produktnavn” – “dokumenttype” Generisk Applikasjon – “Produkttype”, “Produktnavn” – “dokumenttype”

Eksempel: Generisk Produkt – EBITRACK2000, Akseltellersystem Installasjonsbeskrivelse Generisk Applikasjon - CBSS_BV_L2 - ETCS Level 2 – Systembeskrivelse AIRTECH – TYPE XYZZA Kjøleanlegg – Vedlikeholdsmanual

Spesifikk applikasjon (SA): Bane Banestrekning, “fag” - “Produkt type”, “Produkt navn” – “dokument type”

Eksempel: Østfoldbanen østre linje, (Ski) - (Sarpsborg), ETCS/IL- LOP_01 Lokal Operatør Plass – Funksjonsbeskrivelse

Anleggsspesifikk dokumentasjon: Bane Banestrekning, “Lokasjon”, fag” – “dokument type”

Eksempel: Østfoldbanen østre linje, (Ski) - (Sarpsborg), Tomter Stasjon, ETCS/IL - Plan og kabelplan

Filnavnet skal være det samme for alle versjoner av dokumentet i prosjektets levetid (uten bruk av dato, rev, eller andre begreper)

Alle tekniske dokumenter og tegninger som blir produsert i regi av prosjektet (leverandører, underleverandører eller internt) skal påføres et unikt dokumentnummer i henhold til denne prosedyren. Dokumentstyringsleder eller tilsvarende rolle administrerer og tildeler løpenummerserier til prosjektet og dets kontraktsparter.

Dokumentnummeret består av: prosjektkode, parsellkode (områdeinndeling), fagkode og et 5-sifret løpenummer adskilt med bindestrek. I tillegg skal all dokumentasjon ha et revisjonsnummer for å tilfredsstille oppfølging av dokumentets historikk. Revisjonsnummeret er ikke en del av dokumentnummeret.

Alle dokumenter og tegninger skal ha følgende format i kodestrukturen:

Tabell 1: Dokumentnummereringsstruktur

Eksempler: URH-00-A-00001, se kapittel 6.3.4-7 for oversikt over hvilke koder (prosjektkode, parsellkode, dokumenttype og løpenummer) som gjelder for dette prosjektet.

Denne koden består av 3 bokstaver som forteller hvilket prosjekt i Bane NOR dokumentet tilhører. Koden skal inngå som en del av nummereringsstrukturen for teknisk dokumentasjon.

Tabell 2: Prosjektkode (Tabellen vil utvides ved behov) <Prosjektkode defineres av dokumentstyringsleder i samarbeid med prosjektleder >

Denne koden består av 2 tegn (numerisk). Koden identifiserer prosjektets områdeinndeling. Dersom dokumentet ikke har noen henvisning til parsell skal 00 (null, null) benyttes.

Tabell 3: Parsell (Tabellen vil utvides ved behov)

<parsellkoder defineres av dokumentstyringsleder i samarbeid med prosjektleder>

Angivelse av fagkoder i prosjektet er styrt av krav i Teknisk Regelverk. Fagkoder benyttes for å skille mellom dokumentasjonen til de ulike fagene i prosjektet. Det er en fagkode for prosjektering og en annen for dokumentasjon i forvaltningsøyemed. Fagkode for prosjektering skal benyttes for å gruppere den tekniske dokumentasjonen til tema og består av ett tegn. Se tabellen under.

Fagkoder benyttes for å skille mellom dokumentasjonen til de ulike fagene som er med i prosjektet. Det er en fagkode for prosjektering og en annen for dokumentasjon i forvaltningsøyemed. Fagkode prosjektering skal benyttes for å gruppere den tekniske dokumentasjonen til hvilket tema de omhandler, og består av ett tegn.

Følgende fagkoder for prosjektering benyttes:

Tabell 4: Dokumenttype

Løpenummeret består av fem sifre. Dette nummeret er den unike identifikatoren som identifiserer dokumentet innenfor hvert prosjekt, parsell og dokumenttype. Det kan altså være flere dokumenter med samme løpenummer, så lenge kombinasjonen av prosjekt, parsell og dokumenttype er ulik.

Tabell 5: Løpenummer (Tabellen vil utvides ved behov)

<Løpenummerserier defineres av dokumentstyringsleder eller tilsvarende rolle i samarbeid med prosjektleder >

Avtales med dokumentansvarlig

For større 3D-modeller skal det etableres et eget tekstdokument som revisjosstyres på vanlig måte. I dokumentet skal alle modellfiler listes. Den faktiske forsendelsen skal utheves/markeres slik at de blir enkle å identifisere.

Figur 3: Modellstruktur

Leveransehyppighet og detaljrikdom kan variere fra prosjekt til prosjekt.

Revisjonsnummeret for et dokument eller en tegning er et sekvensielt nummer som øker med 1 for hver gang en ny revisjon av dokumentet/tegningen blir utgitt offisielt. For offisielle utgivelser (revisjoner) vil revisjonskoden bestå også av en statuskode som forteller formålet med utgivelsen. Det benyttes to (2) sifre for å sikre en korrekt (alfanumerisk) sortering i lister og rapporter. Merk at revisjonsnummeret ikke er en del av dokumentnummeret. Det er et krav at telleren i revisjonsnummeret øker for hver utgivelse. Det betyr at det ikke skal forekomme flere varianter av samme nummer (00C, 00D, 00U etc.) av et dokument eller en tegning. Det skal ikke forekomme hull i revisjonsserien for et dokument eller en tegning. Alle offisielle utgivelser skal håndteres som revisjoner og omfattes dermed av reglene i denne prosedyren. Revisjonsnummeret skal alltid starte på 00 (første utgivelse), deretter skal telleren fortløpende øke for hver utgivelse. En offisiell revisjon skal alltid kombineres med utgivelsesstatus (se tabell nedenfor).

Tabell 6: Utgivelsesstatus

Figuren nedenfor viser hvordan bokstavene typisk benyttes i ulike prosjektfaser. Antallet revisjoner per fase kan variere.

Figur 4: Eks Revisjonskoding

Ved sluttføring av prosjektet dokumenteres og arkiveres alle som bygget-tegninger etter prosjektets PSD. Dokumentasjonen får da påført et nytt dokumentasjonsnummer med fagkode for dokumentasjon og et nytt tegningsnummer i tittelfeltet.